AI
Näin promptaat dataasi – asiakaslistasta budjettiin
Kun Vellox on kytketty AI-assistenttiisi, esität kysymyksiä selkokielellä omille liiketoimintajärjestelmillesi – ja saat vastauksen taulukkona, analyysinä tai valmiina Excel-tiedostona. Tässä kaksi kysymystä, jotka näyttävät, kuinka pitkälle pääset alle minuutissa.
Lyhyesti
Kirjoitat kuten puhut – ei SQL:ää, ei raporttipyyntöjä.
Velloxin semanttinen malli varmistaa, että luvut ovat oikein riippumatta siitä, tuleeko data Business Centralista, Jeevesistä, Monitorista, Pyramidista, Fortnoxista, Vismasta vai jostain muusta järjestelmästä.
Kysymys 1 antaa sinulle faktapohjan. Kysymys 2 muuttaa sen työdokumentiksi.
Tulos päätyy Exceliin – jossa voit jatkaa muokkaamista.
Näin promptaat
Hyvä prompti tekee kolme asiaa: se kertoo mitä haluat, miten se rajataan ja missä muodossa haluat vastauksen. Loput assistentti täydentää semanttisesta mallista – kalenterin, asiakashierarkian, valuutan ja sen, mikä myyntimittari on käytössä. Yhteys perustuu Model Context Protocoliin (MCP), avoimeen standardiin AI-assistenttien liittämiseksi ulkoisiin järjestelmiin. Käymme AI-sivullamme läpi, miten voit promptata liiketoimintadataasi tekoälyllä Claudessa tai ChatGPT:ssä.
Kysymys 1: suurimmat asiakkaasi
Ketkä ovat 100 suurinta asiakastani?
Ei aikaväliä, ei määritelmää sanalle "suurin". Assistentti tulkitsee kysymyksen mallia vasten, valitsee liukuvat kaksitoista kuukautta ja nettoliikevaihdon, ja kertoo tekemänsä oletukset – niin että voit korjata yhdellä sanalla, jos tarkoitit jotain muuta.
Vastauksena saat järjestetyn listan: asiakkaan nimi, myynti viimeisiltä kahdeltatoista kuukaudelta, osuus kokonaisliikevaihdosta ja kehitys edellisvuoteen. Jos haluat mieluummin katteen kuin liikevaihdon, tai vain yhden alueen, riittää että sanot sen seuraavassa lauseessa.
Kysymys 2: tee listasta budjetti
Nyt jatkat samasta otoksesta. Assistentti muistaa, mistä sadasta asiakkaasta puhutte – sinun ei tarvitse liittää listaa uudelleen.
Voitko auttaa minua budjetissa näille asiakkaille? Budjetti pitää jakaa tuleville 12 kuukaudelle viime vuoden vastaavan kuukauden myynnin perusteella. Budjetin pitää kasvaa 5 % kaikkialla, ja haluan pystyä säätämään budjettia asiakaskohtaisesti Excel-muodossa.
Tuo prompti sisältää kaiken tarvittavan: valinnan (nämä asiakkaat), jaksotuksen (seuraavat kaksitoista kuukautta), vertailupohjan (vastaava kuukausi viime vuonna), säännön (+5 %) ja toimitusmuodon (muokattava Excel).
Parin sekunnin kuluttua sinulla on tiedosto, jossa on rivi per asiakas ja sarake per kuukausi. Edellisvuoden kausivaihtelu säilyy, joten heinäkuu näyttää heinäkuulta eikä kahdestoistaosalta vuosivolyymista. Vasemmassa reunassa kasvuprosentti on omana sarakkeenaan – kirjoita se yli yksittäisen asiakkaan kohdalla, niin summat laskevat uudelleen heti.
Jos haluat sen jälkeen 8 % avainasiakkaille ja 3 % muille, se on jatkokysymys eikä uusi projekti.
Miksi se toimii
Ero suoraan tekoälyltä kysymiseen on se, että Vellox asettaa semanttisen mallin assistentin ja järjestelmiesi väliin. Semanttinen malli kokoaa taulut, relaatiot ja mittarit yhteen kerrokseen, josta raportit ja analyysit lukevat tietonsa (Microsoft Learn semanttisista malleista). Mittarit on määritelty kerran – nettoliikevaihto on nettoliikevaihto riippumatta siitä, mistä toiminnanohjausjärjestelmästä rivi tulee – ja käyttöoikeudet seuraavat mukana. Assistentti ei arvaa. Se laskee samoilla luvuilla, jotka johtoryhmä näkee raportissaan.
Tämä pätee myös silloin, kun data tulee useasta lähteestä – katso, miten se toimii usean yhtiön konsolidoinnissa eri toiminnanohjausjärjestelmissä. Katso moduulit ja integraatiot nähdäksesi, mitkä järjestelmät voidaan liittää, sekä 10 kysymystä, jotka voit esittää omalle liiketoimintadatallesi saadaksesi lisää suoraan kopioitavia esimerkkejä. Työskenteletkö tilitoimistossa? Lue, miten toimisto siirtyy tilinpäätöksistä skaalautuvaan neuvontaan.
Kokeile itse
Ota kaksi yllä olevaa kysymystä, vaihda "100" omaan lukuusi ja aja ne omaa dataasi vasten. Haluatko nähdä sen ensin omilla luvuillasi – ota yhteyttä, niin sovitaan demo. Silloin voimme myös näyttää, miten luet budjetin helposti Velloxiin ja seuraat sitä toteumaa vasten.
Lähteet
-
Model Context Protocol. What is the Model Context Protocol (MCP)? Virallinen dokumentaatio.
-
Microsoft Learn. Semantic models in the Power BI service.
Usein kysyttyä järjestelmädatan promptaamisesta
Tarvitseeko minun osata SQL:ää tai DAX:ia?
Ei. Kirjoitat kysymyksen suomeksi, kuten esittäisit sen kollegalle. Assistentti kääntää sen kyselyiksi semanttista mallia vasten.
Mistä tiedän, että luvut ovat oikein?
Mittarit on määritelty kertaalleen mallissa ja ne ovat samat kuin raporteissanne. Lisäksi assistentti kertoo, mitä jaksoa, mittaria ja otosta se on käyttänyt, jotta voit tarkistaa oletukset.
Näkevätkö kaikki kaikki asiakkaat?
Ei. Käyttöoikeudet tulevat mallista. Myyjä, joka näkee raporteissa vain oman alueensa, saa vastauksessa vain oman alueensa.
Minkä liiketoimintajärjestelmien kanssa se toimii?
Muun muassa Business Central, Jeeves ERP, Monitor ERP, Pyramid, Fortnox ja Visma Business. Usean yhtiön ja usean järjestelmän data voi olla samassa mallissa.
Voinko muuttaa budjettia jälkikäteen?
Kyllä. Excel-tiedostossa on asiakaskohtainen säädettävä kasvuprosentti, ja voit yhtä hyvin kirjoittaa yli yksittäisiä kuukausisummia. Voit myös pyytää assistentilta uuden version toisilla säännöillä.
Voiko budjetin lukea takaisin järjestelmään?
Kyllä. Täytetty tiedosto voidaan lukea Velloxiin ja sitä voi seurata toteumaa vasten, jolloin budjetti ja todellinen myynti näkyvät rinnakkain samassa raportissa.